USŁUGI NAUKOWO-BADAWCZE

Procedura zawarcia umowy realizacji usługi naukowo-badawczej

Procedura

Jeżeli jesteś pracownikiem naukowym UWr lub kierownikiem jednostki merytorycznej i chcesz zrealizować zlecenie na usługę naukowo badawczą dla podmiotu zewnętrznego zapraszamy do kontaktu z Centrum Transferu Technologii UWr. Pomożemy wynegocjować korzystne warunki umowy ze zleceniodawcą, dopełnimy w Twoim imieniu formalności związanych z zawarciem umowy i obiegiem dokumentów wewnątrz uczelni, tak abyś mógł skupić się na pracy merytorycznej.

JAKIE KOLEJNE KROKI BĘDĄ PODEJMOWANE W CELU ZAWARCIA UMOWY I REALIZACJI USŁUGI?

Kontakt z CTT
Prosimy o przedstawienie podstawowych informacji dotyczących przyszłego zlecenia. Wspólnie uzgodnimy czy potrzebujesz wsparcia pracownika CTT w negocjacjach warunków umowy czy też CTT zajmie się tylko sprawną obsługą obiegu dokumentów na uczelni, tak aby szybko zawrzeć umowę ze zleceniodawcą.
Wynegocjowanie warunków umowy
Po uzyskaniu niezbędnych informacji pracownik CTT skontaktuje się ze zleceniodawcą w celu wynegocjowania lub potwierdzenia wcześniejszych ustaleń. Na tym etapie uzgodnione zostaną wszystkie istotne postanowienia umowy takie jak cena, terminy realizacji, harmonogram wykonania prac czy płatności. W przypadku dużych zleceń tj. powyżej 100 000,00zł oraz trwających dłużej niż 1 rok kalendarzowy konieczne jest uwzględnienie w umowie rozliczeń w transzach po każdym etapie wykonanych prac.

Przygotowanie umowy
Po uzyskaniu kompletu informacji pracownik CTT przygotuje draft umowy o realizację usługi naukowo – badawczej. Korzystamy z obowiązującego na uczelni wzoru umowy. Zastosowanie wzoru umowy przyspieszy termin jej zawarcia, ponieważ wzór umowy jest zaakceptowany przez Biuro Radców Prawnych i nie wymaga uzyskania ponownej opinii tej jednostki. Możliwe jest również zastosowanie innego wzoru umowy zaproponowanego przez zleceniodawcę. W takim przypadku pamiętaj, że procesowanie umowy może potrwać dłużej, ponieważ wymagać będzie akceptacji BRP.
Formalne zgłoszenie realizacji usługi naukowo – badawczej
Po uzgodnieniu wszystkich szczegółów ze zleceniodawcą pracownik CTT pomoże, lub przygotuje w Twoim imieniu wniosek o realizację Twojego zlecenia. Wniosek zawiera podstawowe informacje: dane zleceniodawcy, zakres planowanej usługi, imienny wykaz wykonawców, harmonogram wykonania prac oraz płatności, kalkulację kosztów pośrednich związanych z wykonaniem usługi. Druk wniosku znajdziesz tutaj.
Do wniosku niezbędna będzie również kalkulacja zlecenia, która zostanie przygotowana dla Ciebie przez wydziałowego pełnomocnika ds. administracyjno-finansowych. Pracownik CTT skontaktuje się w Twoim imieniu z Wydziałem w celu przygotowania kalkulacji oraz akceptacji wniosku i projektu umowy przez Dziekana.

Zawarcie umowy
Następnie Umowa musi zostać zaakceptowana pod względem finansowym przez Główną Księgową. Następnie trafia do podpisu Rektora. Nad sprawnym obiegiem umowy czuwa CTT, które jest odpowiedzialne za przekazywanie dokumentu pomiędzy jednostkami i uzyskanie niezbędnych akceptacji. CTT przekazuje umowę do podpisu zleceniodawcy a następnie ją ewidencjonuje.
Realizacja umowy
Na tym etapie następuje realizacja umowy, czyli wykonanie usługi. Jako wykonawca zlecenia musisz pamiętać o postanowieniach umowy dotyczących harmonogramu prac i płatności. Jeśli płatności są dokonywane w transzach to rozliczenia za poszczególne etapy usług są dokonywane na podstawie faktur cząstkowych wystawianych przez jednostkę merytoryczną, w której jest realizowana usługa, na podstawie harmonogramu prac w przygotowanym wniosku.
Rozliczenie umowy
Po realizacji usługi należy zgłosić ten fakt wydziałowemu pełnomocnikowi ds. administracyjno-finansowych, który zajmie się wystawieniem faktury VAT i przekazaniem jej do zleceniodawcy oraz księgowości.

Najczęściej zadawane pytania

Jaka umowa (forma zatrudnienia) jest możliwa przy realizacji usług naukowo – badawczych?

Kwestie związane z zawieraniem i realizacją umów cywilnoprawnych, w tym zatrudniania pracowników w Uniwersytecie Wrocławskim zostały uregulowane w Zarządzeniu nr 35/2021 Rektora Uniwersytetu Wrocławskiego z dnia 19 marca 2021 r. w sprawie wprowadzenia Ogólnych zasad zawierania i realizacji umów cywilnoprawnych w Uniwersytecie Wrocławskim. Jeżeli przedmiot zlecenia wykracza poza zakres obowiązków etatowych pracownika naukowego możliwe jest zawarcie dodatkowej umowy o dzieło lub umowy zlecenia. Wybór pomiędzy tymi dwiema formami będzie uzależniony od charakteru prac jakie mają być wykonane.
Istotą umowy zlecenia jest zobowiązanie jednej osoby (zleceniobiorcy) do wykonania określonej czynności prawnej na rzecz innej osoby (zleceniodawcy). Jest to umowa tzw. starannego działania, a więc istotna jest sama praca a nie jej efekt. Jest zawierana w przypadku, kiedy zlecane działanie ma charakter działania a nie konkretnego efektu. Umowa o dzieło, w przeciwieństwie do zlecenia może zostać określona jako umowa rezultatu, czyli taka, w której istotny jest rezultat pracy (dzieło) natomiast nieistotny sposób, w jaki został osiągnięty.
Dokonując wyboru formy umowy należy zwrócić uwagę zarówno na charakter samego zlecenia jak i umowy.

Kiedy przysługuje mi prawo do odliczenia 50% kosztów uzyskania przychodów od umowy o dzieło, a kiedy tylko 20%?

Określenie wysokości kosztów uzyskania przychodu ma istotny wpływ na wysokość tzw. wynagrodzenia „na rękę” (netto). W przypadku umów cywilnoprawnych stosowane są dwie stawki kosztów uzyskania przychodów – 20% oraz 50%. Od 2018 roku 50% koszty uzyskania przychodu przysługują m.in. w przypadku działalności badawczo – rozwojowej i naukowo dydaktycznej, publicystycznej, muzealniczej, konserwatorskiej czy tłumaczeniach. Podstawą prawną tego uprawnienia jest Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity Dz. U. z 2021 r. poz. 1128) – art. 22 pkt 9b. W praktyce 50% KUP jest stosowany dla umów o dzieło, w których następuje przeniesienie praw autorskich (a konkretnie autorskich praw majątkowych) na zleceniodawcę. Limit przychodów dla stosowania podwyższonego limitu KUP wynosi 85 528zł rocznie (w 2021 roku).
Podsumowując, podstawowy limit kosztów uzyskania przychodu dla umów cywilnoprawnych (o dzieło oraz zlecenia wynosi 20%). Wyższy, 50% limit jest możliwy do zastosowania tylko w przypadku umowy o dzieło z przekazaniem praw autorskich.

Jakie narzuty pobiera Uniwersytet Wrocławski przy realizacji usług naukowo – badawczych?

Wysokość narzutów określa Zarządzenie nr 17/2022 Rektora Uniwersytetu Wrocławskiego w sprawie ustalenia wysokości odpisów i narzutów obowiązujących w Uniwersytecie Wrocławskim w 2021 roku.
Podstawą określenia wysokości narzutu jest kwota brutto zlecenia tj. obejmująca wynagrodzenia oraz składki i zaliczki na podatek z nimi związane, koszty bezpośrednie np. wykorzystania aparatury naukowo badawczej.

Jakie formalności muszę spełnić, aby zrealizować usługę naukowo – badawczą w Uniwersytecie Wrocławskim?

Zależy nam przede wszystkim na tym, abyś mógł spożytkować swój potencjał i energię na merytoryczną część realizacji usługi, dlatego też jako zespół Centrum Transferu Technologii wyręczymy Cię we wszystkich formalnościach związanych z przygotowaniem i zawarciem umowy oraz jej późniejszym rozliczeniem. Wszystkie kroki i niezbędne dokumenty zostały szczegółowo opisane w Procedurze dostępnej na stronie Centrum Transferu Technologii Uniwersytetu Wrocławskiego. Wystarczy, że zgłosisz się do nas z pomysłem na usługę a my zajmiemy się resztą.

Jakie dokumenty są wymagane do realizacji usługi naukowo – badawczej?

Podstawą realizacji usługi naukowo badawczej jest umowa lub zlecenie. Zachęcamy do skorzystania z ogólnie obowiązujących w Uniwersytecie Wrocławskim wzorów dokumentów co pozwoli na skrócenie czasu zawarcia takiej umowy lub akceptacji zlecenia. W każdym przypadku niezbędne jest przygotowanie kalkulacji do zlecenia w którym zawarte są wszystkie koszty bezpośrednie i pośrednie związane z realizacją Twojej usługi. Zespół Centrum Transferu Technologii w Twoim imieniu skontaktuje się jednostkami przygotowującymi poszczególne dokumenty i dopełni pozostałych formalności.

Kto prowadzi negocjacje ze zleceniodawcą?

Negocjacje ze zleceniodawcą dotyczące warunków umowy są prowadzone przez Centrum Transferu Technologii w konsultacji z wykonawcą usługi. Chcemy, abyś miał wpływ na ostateczny kształt umowy i wspierał nas podczas ustalania merytorycznych postanowień zamówienia. Jeżeli posiadasz już doświadczenie we współpracy ze zleceniodawcą lub usługa jest wykonywana po raz kolejny rola CTT może ograniczyć się do wsparcia w obiegu dokumentów.

Gdzie i jak mogę opublikować ofertę usługi naukowo – badawczej?

Oferty usług naukowo-badawczych są publikowane na Platformie Usług Naukowo-Badawczych UWr prowadzonej przez Centrum Transferu Technologii. W tym celu prosimy o kontakt z CTT.